XX公司合同管理制度
第一章总则
第一条目的
为确保XX有限公司（以下简称“公司”）签订的合同：
u对标的事项的约定明确、清晰、完整；
u合同各方的权利、责任、义务约定清晰；
u合同履行方式约定明确；
u争议解决方式约定清楚；
u合同条款合法、有效；
u防范合同履行过程中的纠纷发生；
u当发生合同纠纷时，有利于快速、有效地维护公司权益、限度的保障公司利益；
同时，
u明确合同拟定、签署、审批的权责分配，防范和减少合同拟定、签署、审批流程的低效、无效；
u确保合同保管、使用的安全、便利；
最终做到合同管理全流程的有效和高效，制定本制度。
条依据
（一）《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国民法典》、《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》等法律、法规、规章、规范性文件。
（二）公司经营管理实际情况，包括公司《公司章程》、《采购与付款管理制度》、《销售与收款管理制度》、《对外担保管理制度》、《关联交易管理制度》、《固定资产管理制度》、《无形资产管理制度》等相关内部管理制度。
第三条适用范围
本制度适用于公司及控股子公司（本制度所称控股子公司，是指公司持有其50%以上的股份，或者能够决定其董事会半数以上成员的当选，或者通过协议或其他安排能够实际控制的公司）。
本制度是对合同管理进行的原则、标准和程序规定，与各业务模块（本制度若没有具体限定，“业务”一词是指公司各项经营管理活动，比如采购、销售、人事等）的管理制度是互为补充——《合同管理制度》是合同管理纲要、各业务模块管理制度中涉及的合同部分是具体业务场景下合同管理的内容。
因此，对于具体业务场景下的合同管理按照对应业务模块的管理制度执行（若有规定），具体业务模块管理制度中没有规定的情况下，依据《合同管理制度》执行。
第四条定义
本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其它组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件。
本制度所称格式合同是指公司为重复使用而预先拟订，合同格式及双方当事人的权利义务固定化，且合同的内容条款等具体规定标准化，只要双方当事人同意并签署即可成立的合同。
格式合同版本必须由业务主管部门、法务部门/岗位、财务部门评审通过方可使用，并不定期重新评审修订。
本制度所称非格式合同是指除本制度规定的格式合同以外的合同。
第五条原则
（一）公司各职能部门不得以部门的名义对外签订合同。
（二）公司合同原则上采用书面形式，符合法律规定、交易惯例且能够即时结清或金额较小的经济业务，可采用书面以外的其他形式。
（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改，并应按照标准文本或示范文本的要求填写。如无国家或本公司标准示范合同文本，公司使用的合同应语言严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务明确。
（四）合同文本原则上应使用中文，涉外合同可按国际通行规则订立英文合同。合同存在两个或两个以上版本的，应在合同中约定以其中一个版本为准。
（五）合同版本应遵循“业务便利性原则”——要保证业务人员在合同洽谈和签订中的便利性、高效性，不能因为讲求不符合业务实际的细致、严谨和完整而影响业务执行，在讲求业务实际的前提下合同内容具备精炼、简洁易懂的核心主要条款即可。比如采购和销售合同中，通常标准化的业务一页A4纸的合同篇幅就足够了。
第六条合同管理主要风险
（一）未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致公司合法权益受到侵害。
（二）合同未全面履行或监控不当，可能导致公司诉讼失败、经济利益受损。
（三）合同纠纷处理不当，可能损害公司利益、信誉和形象。
章职责分工与授权批准
第七条职责分工
第三章合同的订立
第八条合同相对方资格调查
合同订立前，业务部门（比如采购、销售、人事部门等）应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力（基本流程如下图）。
第九条合同洽谈
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
第十条合同条款拟定
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